Juhlien järjestäminen on ihanaa ja erilaista suunnittelua riittää! Kokosimme tähän avuksesi oman kokemuksemme ikimuistoisten juhlien järjestämiseksi.
Tilavaraus ja päivämäärän päättäminen
tee tilavaraus hyvissä ajoin, sillä juhlat alkavat hahmottua tilan myötä
päivämääristä on hyvä olla muutamia vaihtoehtoja
varaa aika myös tilaan tutustumiselle ja paikanpäällä suunnittelulle
Kutsuvieraslista
huomioi juhlatilan koko vieraslistaa laatiessasi
laadi sellainen lista, johon voit merkitä myös vieraiden ilmoittautumiset ja erikoisruokavaliot, esim. Excell-taulukko toimii siinä tarkoituksessa hyvin
Kutsujen lähettäminen
merkitse kutsuun ainakin juhlinnan aihe, päivämäärä, paikka (osoitetiedot tai vastaavat), ilmoittautumisohjeet, pyyntö erikoisruokavalioiden ilmoittamisesta, mahdolliset toiveet muistamisien suhteen sekä tarvittaessa pukukoodi
joskus on oleellista kertoa myös juhlien päättymisaika sekä mahdolliset kuljetusjärjestelyt
Tarjottavat
tee päätös, tarjoatko juhlissa ruuan vai vain kahvipöydän vai päädytkö nyyttäriperiaatteella toteutettavaan tarjoiluun
tarkista ja mieti käytettävä astiasto, huomioi myös ruuan esillepano
catering vai itse tehden vai molemmat? (huomioi eri juhlatilojen rajoitukset!)
jos päätät käyttää cateringiä, muista tehdä varaus ajoissa ja miettiä haku- ja takaisinvientikuviot
jos teet ruuat itse, laadi tarjoiluiden tekemiselle selkeä aikataulu ja huomioi pakastamisen mahdollisuus
juomien tarjoilu (huomioi eri juhlatilojen rajoitukset!), mahdolliset alkumaljat ja ruokajuomat
Juhlien teema
voi olla luonnollisesti juhlinnan aiheeseen liittyvä, mutta myös esim. johonkin vuosikymmeneen, tyylilajiin tai hahmoihin liittyvä
teema voi tulla esiin värinä servieteissä, kattauksessa ja kynttilöissä sekä muissa koristeissa (kuten kukat, pompomit, ilmapallot ja serpentiinit)
Juhlien kattaus
pöytien liinoituksen suunnittelu
tarjoilupöydän ja ruokailupöytien koristeet, kukat ja asetelmat, mieti etukäteen myös käytettävät maljakot
servietit
nimetyt paikat juhlijoille (pöytäkartta, pöytien numerointi ja nimilaput jokaisen paikalle) vai vapaa plaseeraus? Huomioi pienet vieraat ja heidän istumispaikkansa
menun esille laitto, tiedot erikoisruokavalioista / allergeeneistä
Juhlissa tarjoilu
kuka laittaa ruuat tarjolle ja täydentää tarjottavia
kuka tai miten astiat kerätään
kuka hoitaa tiskauksen
kuka hoitaa ruuan pois laittamisen ja kuljettamisen
Lahjat ja kukat
varaa lahjoja varten lahjapöytä, kukille mahdollisesti omansa
varaa kukkia varten maljakoita
nimeä lahjoista ja/tai kukista vastaava/-t henkilö/-t, jonka tehtävänä on toimittaa lahja pöytään ja huolehtia mahdollisista rahalahjoista
Valokuvaus
pyydä jotakuta vierasta ottamaan monipuolisesti kuvia kaikista juhlijoista tai varaa paikalle ammattikuvaaja
polaroid-kamerat ovat tehneet come backin - juhlan yhtenä ohjelmanumerona voi olla esim. polaroid-selfieiden ottaminen
photo booth -seinä kuuluu nykyisin moniin juhliin. Mieti, miten voisit toteuttaa sen juhlien teemaan sopivasti ja missä se käytännössä voisi juhlapaikalla toteutua
jos haluat ottaa ryhmäkuvia, mieti järjestelyt sen suhteen valmiiksi - missä, kuka ja milloin
Ohjelma
onnistuneisiin juhliin kuuluu usein ainakin muutama ohjelmanumero
pyydä puhujia ja muita esiintyjiä hyvissä ajoin ennen juhlia, jotta he ehtivät valmistautua
jos buukkaat ulkopuolisen esiintyjän, muista tehdä se ajoissa ja keskustella palkkiosta ja sen maksamisesta mielellään kirjallisesti
varmista, että esiintyjiä varten on kaikki tarvittava (esim. valaistus, nuottiteline, videotykki, mikrofoni ja kaiutin)
Kiitoskortit
voit tehdä kiitoskortit jo etukäteen ja antaa ne mukaan vieraiden lähtiessä
tai voit lähettää kiitoksen vieraille myöhemmin - jos haluat liittää siihen valokuvan, muista sopivan kuvan ottaminen
Juhlien loppusiivous
selvitä etukäteen, kuuluuko nk. loppusiivous tilavuokran hintaan
selvitä, mitä asioita sinun odotetaan tekevän juhlien jälkien siivouksesta (esim. tyhjät pullot ja tölkit, roskat, astiat, pöydät, lattiat, järjestys)
selvitä, mihin mennessä tilan tulee olla valmis luovutettavaksi
varaa riittävästi talkoolaisia myös jälkien siivoukseen
Hyvällä ja ajoissa tehdyllä suunnittelulla voit rauhassa nauttia varsinaisesta juhlapäivästä ja sen tunnelmasta läheistesi kanssa! <3