Juhlien järjestäminen on ihanaa ja erilaista suunnittelua riittää! Kokosimme tähän avuksesi oman kokemuksemme ikimuistoisten juhlien järjestämiseksi.

Tilavaraus ja päivämäärän päättäminen

• tee tilavaraus hyvissä ajoin, sillä juhlat alkavat hahmottua tilan myötä

• päivämääristä on hyvä olla muutamia vaihtoehtoja

• varaa aika myös tilaan tutustumiselle ja paikanpäällä suunnittelulle

Kutsuvieraslista

• huomioi juhlatilan koko vieraslistaa laatiessasi

• laadi sellainen lista, johon voit merkitä myös vieraiden ilmoittautumiset ja erikoisruokavaliot, esim. Excell-taulukko toimii siinä tarkoituksessa hyvin

Kutsujen lähettäminen

• merkitse kutsuun ainakin juhlinnan aihe, päivämäärä, paikka (osoitetiedot tai vastaavat), ilmoittautumisohjeet, pyyntö erikoisruokavalioiden ilmoittamisesta, mahdolliset toiveet muistamisien suhteen sekä tarvittaessa pukukoodi

• joskus on oleellista kertoa myös juhlien päättymisaika sekä mahdolliset kuljetusjärjestelyt

Tarjottavat

• tee päätös, tarjoatko juhlissa ruuan vai vain kahvipöydän vai päädytkö nyyttäriperiaatteella toteutettavaan tarjoiluun

• tarkista ja mieti käytettävä astiasto, huomioi myös ruuan esillepano

• catering vai itse tehden vai molemmat? (huomioi eri juhlatilojen rajoitukset!)

• jos päätät käyttää cateringiä, muista tehdä varaus ajoissa ja miettiä haku- ja takaisinvientikuviot

• jos teet ruuat itse, laadi tarjoiluiden tekemiselle selkeä aikataulu ja huomioi pakastamisen mahdollisuus

• juomien tarjoilu (huomioi eri juhlatilojen rajoitukset!), mahdolliset alkumaljat ja ruokajuomat

Juhlien teema

• voi olla luonnollisesti juhlinnan aiheeseen liittyvä, mutta myös esim. johonkin vuosikymmeneen, tyylilajiin tai hahmoihin liittyvä

• teema voi tulla esiin värinä servieteissä, kattauksessa ja kynttilöissä sekä muissa koristeissa (kuten kukat, pompomit, ilmapallot ja serpentiinit)

Juhlien kattaus

• pöytien liinoituksen suunnittelu

• tarjoilupöydän ja ruokailupöytien koristeet, kukat ja asetelmat, mieti etukäteen myös käytettävät maljakot

• servietit

• nimetyt paikat juhlijoille (pöytäkartta, pöytien numerointi ja nimilaput jokaisen paikalle) vai vapaa plaseeraus? Huomioi pienet vieraat ja heidän istumispaikkansa

• menun esille laitto, tiedot erikoisruokavalioista / allergeeneistä

Juhlissa tarjoilu

• kuka laittaa ruuat tarjolle ja täydentää tarjottavia

• kuka tai miten astiat kerätään

• kuka hoitaa tiskauksen

• kuka hoitaa ruuan pois laittamisen ja kuljettamisen

Lahjat ja kukat

• varaa lahjoja varten lahjapöytä, kukille mahdollisesti omansa

• varaa kukkia varten maljakoita

• nimeä lahjoista ja/tai kukista vastaava/-t henkilö/-t, jonka tehtävänä on toimittaa lahja pöytään ja huolehtia mahdollisista rahalahjoista

Valokuvaus

• pyydä jotakuta vierasta ottamaan monipuolisesti kuvia kaikista juhlijoista tai varaa paikalle ammattikuvaaja

• polaroid-kamerat ovat tehneet come backin - juhlan yhtenä ohjelmanumerona voi olla esim. polaroid-selfieiden ottaminen

• photo booth -seinä kuuluu nykyisin moniin juhliin. Mieti, miten voisit toteuttaa sen juhlien teemaan sopivasti ja missä se käytännössä voisi juhlapaikalla toteutua

• jos haluat ottaa ryhmäkuvia, mieti järjestelyt sen suhteen valmiiksi - missä, kuka ja milloin

Ohjelma

• onnistuneisiin juhliin kuuluu usein ainakin muutama ohjelmanumero

• pyydä puhujia ja muita esiintyjiä hyvissä ajoin ennen juhlia, jotta he ehtivät valmistautua

• jos buukkaat ulkopuolisen esiintyjän, muista tehdä se ajoissa ja keskustella palkkiosta ja sen maksamisesta mielellään kirjallisesti

• varmista, että esiintyjiä varten on kaikki tarvittava (esim. valaistus, nuottiteline, videotykki, mikrofoni ja kaiutin)

Kiitoskortit

• voit tehdä kiitoskortit jo etukäteen ja antaa ne mukaan vieraiden lähtiessä

• tai voit lähettää kiitoksen vieraille myöhemmin - jos haluat liittää siihen valokuvan, muista sopivan kuvan ottaminen

Juhlien loppusiivous

• selvitä etukäteen, kuuluuko nk. loppusiivous tilavuokran hintaan

• selvitä, mitä asioita sinun odotetaan tekevän juhlien jälkien siivouksesta (esim. tyhjät pullot ja tölkit, roskat, astiat, pöydät, lattiat, järjestys)

• selvitä, mihin mennessä tilan tulee olla valmis luovutettavaksi

• varaa riittävästi talkoolaisia myös jälkien siivoukseen

Hyvällä ja ajoissa tehdyllä suunnittelulla voit rauhassa nauttia varsinaisesta juhlapäivästä ja sen tunnelmasta läheistesi kanssa! <3